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Schulrecht Hamburg

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Stichwortverzeichnis
Abkürzungsverzeichnis
1 REGELUNGEN FÜR ALLE SCHULEN
2 ALLGEMEINBILDENDE SCHULEN
3 BERUFLICHE SCHULEN
4 RECHT DER SCHULEN IN FREIER TRÄGERSCHAFT
5 SCHULVERWALTUNG UND SCHULBETRIEB
6 WEITERE RECHTSGRUNDLAGEN
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Vorschrift
Normgeber:Behörde für Schule, Jugend und Berufsbildung
Aktenzeichen:V 611/103-01.13
Erlassdatum:17.03.1971
Fassung vom:08.07.1977
Gültig ab:17.03.1971
Quelle:Hamburg Logo
Rundschreiben betr. Aktenplan der BSJB

5.5.3



Rundschreiben betr. Aktenplan der BSJB



Vom 17. März 1971 – einschl. Änderungen vom 8. Juli 1977



Der Aktenplan für die BSJB ist neu erstellt worden.

1.

Der Aktenplan gliedert sich wie folgt:



Hauptgruppe

Gruppe

Bezeichnung

1


Verwaltung


10

Allgemeine Verwaltung und Organisation


11

Personalwesen


12

Finanzen


13

Bewirtschaftung


15

Bauwesen und Grundstücke


18

Recht und Versicherung

2


Leitplanung Bildung und Jugend


20

Grundlegendes, Überregionales, Fachübergreifendes


21

Leitplanung Schule


22

Leitplanung Jugend


23

Leitplanung außerschulische Berufs- und Weiterbildung

3


Schulwesen


30

Allgemeine Schulangelegenheiten


31

Schulen


32

Schuleinrichtungen


33

Hochschule


34

Unterricht


36

Lehrerbildung


37

Angelegenheiten der Dienststellen


38

Schüler


39

Auslandsschulangelegenheiten

4


Berufs- und Weiterbildung


40

Berufsbildung


41

Weiterbildung

9


Außerbehördliche Angelegenheiten


90

Internationale Angelegenheiten


91

Nationale Angelegenheiten



2.

Ergänzend zum Aktenplan hat die Behörde ein Schlagwortverzeichnis erarbeitet.

3.

Zur Information der Schulen werden die nachstehenden Hinweise für die Ablage des Schriftgutes in den Schulen gegeben:

3.1 Nach dem neuen Aktenplan ist nur das Schriftgut abzulegen, das auch mit dem neuen Aktenzeichen entsprechend ausgezeichnet ist.

Nicht nach dem Aktenplan sollten abgelegt werden:

Schülerangelegenheiten

Diese sind in den vorhandenen Schülerakten aufzubewahren. Soweit sich jedoch aus Angelegenheiten einzelner Schüler Grundsatzangelegenheiten der Schule ergeben, ist nach dem Aktenplan zu verfahren.

Personalangelegenheiten

Allgemeine Vorgänge über Personalangelegenheiten sind unter dem Aktenzeichen des Aktenplans abzulegen. Vorgänge über einzelne Bedienstete (z. B. Durchschriften von Befähigungsberichten, Beschwerden, Urlaubsvorgänge) dürfen mit Rücksicht auf den Grundsatz, daß keine doppelten Personalakten geführt werden dürfen, nicht in Sachakten oder Sammelordnern abgelegt werden. Solche Vorgänge sind zu vernichten, sobald sie nicht mehr für eine Terminüberwachung o. ä. benötigt werden, oder – sofern es sich um Originale handelt – an die Personalabteilung abzugeben.

Das gleiche gilt für andere Angelegenheiten der Schulen, die nicht nach dem Aktenplan aufbewahrt werden können (z. B. Schulchronik).

3.2 Für die Einrichtung der Akten nach dem neuen Aktenplan gilt folgendes:

3.2.1 Der Aktenplan und das Inhaltsverzeichnis zum Aktenplan sind in einem Ordner, DIN A 4, 8 cm, einzuheften. Das Inhaltsverzeichnis soll vor dem Aktenplan gelegt werden.

Das Schlagwortverzeichnis soll in diesem Ordner hinter dem Aktenplan untergebracht werden.

Diese Ordnung hat den Zweck, daß das Inhaltsverzeichnis, der Aktenplan und das Schlagwortverzeichnis stets zusammenhängend aufbewahrt werden und ständig griffbereit sind.

3.2.2 Danach müssen von der Schule die auf dem Aktenplan aufgedruckten Registerstreifen (rechte Seite unter der Bezeichnung „Blattnummer”) bis unterhalb der Ordnungszahl (Ziffer der Aktengruppe) abgeschnitten werden, so daß dann ein übersichtliches Register entsteht.

3.2.3 Das nach dem neuen Aktenplan abzulegende Schriftgut ist in neuen Ordnern abzulegen, und zwar ebenfalls in der Reihenfolge des Aktenplans (also beginnend mit der Aktengruppe 10).

Es wird empfohlen, die einzelnen Gruppen durch Abgrenzungsblätter (Vordruck R 1/3) zu trennen. Der Vordruck R 1/3 kann von der Beschaffungsstelle abgefordert werden.

Die Schule kann entweder jeweils neue Ordner anlegen, wenn der vorhergehende Ordner gefüllt ist oder sie kann aus Gründen der Übersichtlichkeit auch gleich für die Hauptgruppen

1 = 1 Ordner

3 = 1 Ordner

2, 4, 9 = 1 Ordner

anlegen.

3.2.4
(ersatzlos gestrichen)

3.2.5 Die Geschäftszeichen auf Rundschreiben und Mitteilungen der Behörde setzen sich zusammen aus dem Leitzeichen und dem Aktenzeichen.

Das Leitzeichen kennzeichnet die zuständige Abteilung, Unterabteilung oder das Sachgebiet innerhalb der Behörde entsprechend dem Gliederungsplan.

Das Aktenzeichen kennzeichnet die Hauptgruppe, Gruppe, Untergruppe, Sachgruppe und die Sachakte nach dem Aktenplan.

Beispiel:

V 611/103–01.13



V 611

=

Leitzeichen



Sachgebiet Organisation

1

=

Hauptgruppe Verwaltung

10

=

Gruppe Allgemeine Verwaltung und Organisation

103

=

Untergruppe Allgemeine Verwaltung

103-01

=

Sachgruppe Schriftgutverwaltung

103-01.13

=

Sachakte Aktenplan



Für die Ablage in den Schulen ist es ausreichend, wenn in der Gliederung des Aktenplanes das Schriftgut nur bis zur Sachgruppe abgelegt wird. Dementsprechend ist auch das Schlagwortverzeichnis aufgebaut.

V 611/103-01.13






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